Durante años, Microsoft Office ha luchado por crear un sistema de menús que funcione para todos.
Aunque se han hecho grandes mejoras desde el primer lanzamiento de Microsoft Office, la verdad es que no hay una configuración que funcione para todos. Hemos visto opciones de personalización en el pasado, pero normalmente se necesitaba un poco de prueba y error antes de conseguir el sistema de menús correcto sin llenar la pantalla con barras de herramientas.
En Office 2010, Microsoft ha introducido la cinta en todas sus aplicaciones, incluyendo Outlook y OneNote.
La cinta es básicamente una barra estandarizada que contiene todas tus herramientas y acciones. Lo que más me gusta de la cinta de Office es que siempre tiene el mismo tamaño; siempre tuve problemas para que todas mis herramientas encajaran perfectamente en las versiones anteriores de Microsoft Office; con la cinta, si añades demasiadas herramientas a una pestaña, se condensan en un cuadro de estilo desplegable.
Cinta de Office 2010: Pensamientos iniciales
Para ser completamente honesto, no estaba muy emocionado con el método que Microsoft decidió usar para personalizar la cinta. La interfaz parece torpe y complicada, un gran contraste comparado con la interfaz de cinta limpia. Sin embargo, es manejable y hace lo que se supone que debe hacer. Una vez que le coges el truco a la estructura del menú de personalización, en realidad no es tan difícil de manejar.
Personalización de la cinta de Office 2010: Empezando
Puedes empezar a personalizar tu cinta haciendo clic con el botón derecho del ratón en cualquier parte de la cinta y eligiendo «Personalizar la cinta…». También puede hacer clic en «Archivo -> Opciones -> Personalizar la cinta». Pero creo que el primer método es más rápido y fácil de recordar.
Después de hacer clic, se le llevará a una interfaz de personalización similar a esta. (Puede haber ligeras diferencias en función del producto para el que se está personalizando).
Aquí es donde las cosas empiezan a parecer complicadas, así que echemos un vistazo a lo que se muestra aquí. A la izquierda, verán las pestañas de configuración general de Microsoft Office, ya que sólo estamos trabajando en la cinta, no tenemos que preocuparnos por ninguna de ellas.
A la derecha, tenemos a las secciones. La sección de la derecha es su actual cinta. La sección de la izquierda es donde se almacenan todos los posibles comandos, herramientas y acciones. Así que la forma en que funciona la personalización hasta ahora, es que eliges una herramienta a la izquierda, haces un clic en «Add>>» en el centro, y se agregará a tu cinta. Para quitar una herramienta, haz clic en una herramienta que ya esté en tu cinta a la derecha, y haz clic en «< < Quitar" en el centro.
Tal vez pienses: «Mi cinta es lineal, esta es una estructura de menú…» Para entender mejor la estructura del menú, veremos cómo se relacionan con la cinta misma. La estructura del menú en la interfaz de personalización tiene 3 capas de profundidad, la primera capa es la pestaña, la segunda capa es el grupo, y la tercera capa es la herramienta.
Si miras esta comparación, verás cómo la estructura del menú se relaciona con la cinta. En rojo es la pestaña, en verde es el grupo, y en azul es la herramienta. También puedes añadir una capa más profunda, convirtiendo una herramienta en un menú desplegable, como puedes ver con la herramienta «Pegar».
Haciendo tuya la cinta de Office 2010
Ahora que he explicado cómo funciona la interfaz de personalización, vayamos a las personalizaciones en sí. Encuentro más fácil tomar una pestaña a la vez. Es importante tener en cuenta que no se pueden modificar las pestañas preexistentes, así que lo mejor sería desactivar la primera pestaña y crear la propia para reemplazarla.
Puede cambiar el nombre de una pestaña haciendo clic en el elemento y luego en el botón «Renombrar» de abajo. Alternativamente, puede hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el elemento y luego hacer clic en «Renombrar» en el menú desplegable. Una vez que tengas tu pestaña y tu grupo con un nombre, puedes empezar a arrastrar tus herramientas y acciones favoritas (las más utilizadas) al grupo. Ten en cuenta que, aunque puedes arrastrar herramientas al menú de la cinta para añadir una herramienta, no puedes arrastrarlas para eliminarlas. Debes hacer clic en el botón «Eliminar» que se encuentra entre los menús.
Tipos de herramientas en Office 2010
Puede notar que algunas herramientas contienen pequeños iconos a la derecha de sus nombres. Estos iconos señalan las funciones especiales que incluye la herramienta. (Se muestra abajo en verde.)
Hay cuatro tipos de herramientas con las que te encontrarás. La primera es una herramienta sin icono; este tipo de herramienta es la que no requiere ninguna otra acción, como las herramientas «Negrita» o «Cursiva». La siguiente es una herramienta con una flecha como icono; estas herramientas contienen un menú desplegable con opciones especiales, como la herramienta «Romper». El siguiente tipo de herramienta tiene la misma flecha, pero esta vez con una pequeña línea delante de ella; este tipo de herramienta contiene múltiples niveles de opciones disponibles. El último tipo de herramienta contiene un icono con un cursor de escritura y una flecha hacia abajo; este tipo de herramienta tendrá un menú desplegable editable por el usuario, por ejemplo, la herramienta «Tamaño de fuente» permite tanto las opciones desplegables como la entrada del usuario.
Trabajando a través de las computadoras
Después de leerlo, probablemente se dará cuenta de que la personalización es mucho trabajo. Sería realmente inconveniente tener que hacer estas mismas modificaciones en varios ordenadores de tu propiedad, o incluso sólo en tus máquinas personales y de trabajo. Afortunadamente, en la parte inferior derecha de la página de personalización, notará una función de «Importación/Exportación». Puedes usarla no sólo para exportar desde una máquina e importar en otra, sino que también puedes usar las cintas exportadas como método de copia de seguridad por si acaso pierdes tu configuración actual.
Conclusión
Aunque creo que la interfaz de personalización elegida para Microsoft Office 2010 es un poco recargada, hace el trabajo bastante bien. Si dedica algún tiempo a personalizar su cinta, se ahorrará mucho tiempo en la búsqueda de herramientas en el futuro.