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Cómo cambiar los permisos de la biblioteca de documentos en SharePoint

¿Hay ocasiones en que necesita crear un documento para que otras personas de su organización tengan acceso a él, pero también tendrá que actualizarlo con bastante frecuencia?

El envío por correo electrónico de versiones actualizadas del documento no parece factible en estas situaciones. Por suerte, usted está ejecutando un servidor de SharePoint, y sabe cómo utilizar las bibliotecas de documentos.

Cómo cambiar los permisos de la biblioteca de documentos en SharePoint
Cómo cambiar los permisos de la biblioteca de documentos en SharePoint

¿Qué? ¿Tú no estás usando bibliotecas de documentos? ¿No sabes lo que son?

Bueno, no se preocupe, en este artículo voy a explicar: qué es una biblioteca de documentos, cómo crearla y cómo establecer permisos para que los miembros de su organización puedan acceder y editar los archivos que contiene. Vamos a empezar!

Las bibliotecas de documentos le permiten usar su SharePoint Server como un archivador en línea. Puede crear varios documentos, almacenarlos en un formato en línea (en lugar de en sus directorios de archivos locales) e incluso trabajar en ellos en colaboración.

Lo mejor de todo es que SharePoint se integra perfectamente con otras aplicaciones de Microsoft Office, de modo que puedes editar tus documentos en la misma versión de Word o Excel que siempre tienes. Aquí tienes un rápido tutorial sobre cómo configurar uno y establecer las opciones.

Cómo configurar una biblioteca de documentos en SharePoint

Las bibliotecas de documentos pueden crearse desde la aplicación SharePoint del lado del cliente, navegando a la página de Sharepoint de su organización (en nuestro ejemplo, la página es para una empresa editorial ficticia). Una vez allí, haz clic en Acciones del sitio y luego haz clic en Crear, como se muestra a continuación:

En la página resultante, en la categoría Bibliotecas, haga clic en Biblioteca de documentos.

Ahora se le presenta una página en la que puede crear un nombre y una descripción para esta biblioteca de documentos, y establecer algunas opciones, incluyendo la navegación de inicio rápido y el versionado.

Activar la opción de creación de versiones le permitirá crear una versión del documento cada vez que se actualice, en caso de que, por alguna razón, necesite retroceder a una versión anterior. Este tipo de copia de seguridad se recomienda normalmente para información importante.

La última opción que puede configurar le permite establecer la plantilla de los documentos que creará en esta biblioteca. Esto es lo que permite la integración con los productos de Office que mencioné anteriormente. Cualquiera que sea la plantilla que seleccione determinará el tipo de archivo en el que se almacenará el documento y el programa que se abrirá para editarlo en su máquina.

Cuando termines de configurar estas opciones, haz clic en el botón Crear, y habrás terminado. Ahora sólo te queda configurar tus permisos y llegar a la creación de documentos.

Cómo configurar los permisos para su biblioteca de documentos

Para establecer los permisos de su nueva biblioteca de documentos, tiene que pasar por un proceso igualmente simple. En la página de la biblioteca de documentos, haga clic en Configuración y seleccione Configuración de la biblioteca de documentos.

En la página resultante, haga clic en el enlace de Permisos para esta biblioteca de documentos.

Ahora se le llevará a una página que tiene una lista de todos los usuarios de su organización que pueden ver esta biblioteca de documentos. Puede seleccionar un usuario (o varios) y hacer clic en Acciones, y luego seleccionar Editar permisos de usuario para que aparezcan las opciones de permiso de ese usuario.

La página resultante le presenta los diferentes tipos de acceso que pueden tener los usuarios seleccionados. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar las casillas de verificación de los permisos que desea que tengan el/los usuario(s) y luego hacer clic en OK.

Volverá a la página anterior y verá que la configuración de acceso que acaba de cambiar se reflejará en la lista de usuarios.

¡Ahora estás listo para empezar a crear, editar y colaborar! ¡Adelante!

Si busca más consejos sobre la gestión de documentos en SharePoint, consulte mi artículo anterior sobre Cómo gestionar sus documentos de forma sencilla con los flujos de trabajo.

Buena suerte, y no te olvides de volver por más consejos y How-To$0027s de TST! O toma el RSS Feed para recibir nuestras actualizaciones automáticamente… ¡aprende cómo!

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