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A continuación, te explicamos cómo puedes usar las API de Office y SharePoint para sustituir las aplicaciones de Access

¿Sabías que no tienes que reescribir completamente tus aplicaciones Access para hacerlas más accesibles? A continuación, te explicamos cómo puedes usar las API de Office 365, Access Services y SharePoint para convertirlas en aplicaciones que faciliten un poco la vida de todos.

Como nota rápida, es posible que las aplicaciones Access no sean lo que usted elegiría para el desarrollo, considerando que las interfaces de usuario suelen ser primitivas y que las aplicaciones no suelen tener buena seguridad (pueden no validar la calidad de los datos o incluir funciones de copia de seguridad). Y como el tiempo de ejecución de Access está incluido en la aplicación, pueden acabar en los ordenadores de sobremesa y portátiles de su empresa mucho después de que el creador original se haya mudado, pero no son compatibles con las tabletas o los teléfonos.

A continuación, te explicamos cómo puedes usar las API de Office y SharePoint para sustituir las aplicaciones de Access
A continuación, te explicamos cómo puedes usar las API de Office y SharePoint para sustituir las aplicaciones de Access

Afortunadamente, las nuevas aplicaciones Access introducidas en Access 2013 evitan muchos de esos problemas, porque lo que se está creando aquí son en realidad aplicaciones web; la interfaz de usuario es HTML y JavaScript, las tablas de datos, las vistas, las macros y las consultas se almacenan en el servidor SQL (utilizando activadores SQL para las macros de datos), y la propia aplicación está alojada en SharePoint. Se obtiene un acceso y control de versiones centralizados; SharePoint proporciona la autenticación, la autorización y la seguridad.

[subtítulo Arquitectura de las aplicaciones web de SharePoint 2013 (crédito: Microsoft)[/capítulo]

Puede distribuirlos a través de su catálogo corporativo o a través de la Tienda de Oficina, facilitando la gestión de quiénes pueden utilizarlos; puede ponerlos a disposición de socios y clientes, o puede venderlos.

Obtienes la seguridad de funcionar en SharePoint, la escalabilidad de SQL Server (puedes usar un servidor SQL Server separado si necesitas ampliarlo) y la interfaz de usuario se ve más moderna, pero construir la aplicación no es más complicado que construir una aplicación Access – toda la codificación de SharePoint y SQL se hace por ti. Y como se trata de una aplicación web, no se limita a ejecutarse en Windows con el tiempo de ejecución de Access; puede ejecutarse dentro de aplicaciones web de Office, incluyendo SharePoint Online (en Office 365 o en las instalaciones), o en teléfonos y tabletas.

La aplicación de seguimiento del kilometraje en la tienda de la oficina se construyó en Access. Y si no ves una plantilla que te guste en Access 2013, puedes empezar con una de la tienda de oficinas. Primero, ejecútalo y elige Personalizar en Access (situado en la esquina superior derecha), y luego modifícalo según sea necesario.

Las aplicaciones Access 2013 también pueden utilizarse como una forma de controlar otras aplicaciones de Access, hasta llegar a Access 2003. Comienza rastreando las bases de datos de Access y los archivos .MDF que quieras migrar o extender. Los clientes de Licenciamiento por Volumen pueden usar Microsoft Discovery y Risk Assessment Server para encontrarlos; esto rastrea los recursos compartidos de la red y los sitios de SharePoint y recopila información relevante (como las conexiones de datos usadas en los archivos de Access y Excel, y por quiénes fueron guardados por última vez).

También le advertirá sobre errores dentro de los archivos, como enlaces rotos y fórmulas incorrectas. Hay una guía práctica para usar Excel para ver y filtrar los datos del Servidor DRA aquí.

Una vez que tenga la aplicación con la que está trabajando, decida si desea ponerla a disposición de los usuarios a través de los Servicios de Acceso en SharePoint como una aplicación web, o si desea mantener la propia aplicación de Acceso para los usuarios de escritorio. Por ejemplo, puede tener macros de VBA que sólo necesitan unos pocos usuarios, y no quiere recrear para todos los usuarios.

Para convertir la aplicación original de Access, deberás crear una nueva aplicación web de Access. Puedes hacerlo directamente en Access 2013 o mediante la opción «agregar una aplicación» del menú de configuración de SharePoint Online (elige Access y luego haz clic para personalizarlo; no tienes que rellenar la Ubicación web en Access). De cualquier manera, terminará en la página Agregar tablas. En «Crear una tabla a partir de una fuente de datos existente» elija Acceso y busque el archivo .MDF. Esto inicia un asistente que te permite elegir las tablas que quieres importar.

Las vistas sustituyen a los formularios que utilizaba en las aplicaciones en tiempo de ejecución de Access, y cuando crea una nueva tabla (o importa una desde una aplicación existente) obtiene automáticamente vistas de detalles de listas y de hojas de datos, ambas con una Barra de Acción con botones para añadir, editar, guardar y eliminar registros. La nueva tabla también aparece como un enlace en el panel de mosaicos: una lista de todas las tablas que componen tu aplicación, que utilizas para la navegación. Puede agregar vistas de resumen o una vista inicialmente en blanco que se puede personalizar con el diseñador de vistas en forma de cuadrícula. Utiliza Autocompletar para acelerar la entrada de datos y Elementos relacionados para mostrar los registros de las tablas relacionadas.

Las macros personalizadas permiten crear opciones de navegación en la interfaz de usuario, como cambiar a otra vista o aplicar un filtro; pueden permanecer en la Barra de Acción o estar adjuntas a objetos de la interfaz de usuario como botones y cuadros combinados. Los macros de datos se ejecutan cuando se agregan, actualizan o eliminan registros. Para obtener más detalles sobre la personalización de las aplicaciones web de Access, consulte los pasos para crear una aplicación de seguimiento de problemas aquí.

Las vistas de Lista y Hoja de datos presentan todos los campos de tu tabla, y Access hace algunas buenas suposiciones sobre qué incluir, pero puedes ajustarlas si es necesario. Puedes editar la nueva aplicación web de Access tanto o tan poco como quieras (recuerda cambiar el nombre de la aplicación desde Mi nueva aplicación). Cuando la guardes, estará disponible en SharePoint en el catálogo de aplicaciones y estará lista para los usuarios móviles.

Si ese es tu objetivo, estás acabado.

Nuestra aplicación Access original convertida en una aplicación web Access que funciona en Office 365

Pero, si quieres ir un paso más allá, puedes convertir las tablas de la aplicación Access existente en tablas vinculadas, apuntando a las mismas tablas de SQL Server que utiliza tu nueva aplicación web. De esta manera, los usuarios pueden ver y editar los datos en cualquiera de ellas (y utilizar las funciones VBA de la aplicación Access original), y SQL Server mantiene los cambios en sincronía. Incluso puedes mantener el nuevo archivo de la base de datos en SharePoint para administrar quién tiene acceso a él.

Abre la aplicación original en Access y borra todas las tablas (Access te avisará sobre las relaciones entre las tablas; haz clic en los avisos).

Ahora abre la nueva aplicación web en Access y elige Archivo> Información> Administrar conexiones. Primero elija Habilitar la conexión de lectura-escritura, luego elija nuevamente Administrar conexiones y seleccione Ver información de la conexión de lectura-escritura. Copie los cuatro campos, que le dan los identificadores del servidor y de la base de datos, y el nombre de usuario y la contraseña para conectarse a ella.

En la aplicación original, haga clic en la pestaña Conexiones Externas de la cinta de Acceso y elija la base de datos ODBC. En el asistente que se abre, elija vincular las tablas en lugar de importarlas. En la siguiente página del asistente, cree una nueva conexión; elija el cliente de Native SQL Server y haga clic en el botón Advanced y pegue el servidor, la base de datos, el nombre de usuario y la contraseña de la aplicación web. Trabaja con el asistente, eligiendo las tablas que quieras. Los nombres de las tablas suelen estar vinculados con el Access_prefix, por lo que es posible que tengas que limpiarlos. Una vez que hayas hecho esto, tu aplicación Access funcionará como antes, pero con el tiempo de ejecución de Access 2013 – y los mismos datos estarán en la aplicación web.

Access Services está disponible en cada plan de inquilinos de Office 365, y a partir de la primavera de 2014 también está cubierto por el mismo SLA que el resto de Office 365. Si desea hacerlo con su propio SharePoint Server, necesita ejecutar SharePoint Server Enterprise 2013 (con la actualización pública de marzo de 2013) y SQL Server 2012 (no es necesario poner toda la granja de SharePoint en SQL Server 2012, sólo el servidor que usa para Access Services). Hay una buena guía para configurar Access Services aquí.

Si se trata de una migración de Lotus Notes, los Servicios de Acceso también pueden ser útiles. El correo electrónico y los calendarios de Notes entran en Exchange, y los grupos pueden convertirse en carpetas públicas o listas de correo, pero también tendrás aplicaciones y plantillas de Notes para migrar. Algunas de ellas funcionarán como listas y bibliotecas de SharePoint, mientras que otras lo harán mejor como flujos de trabajo, pero también tienes la opción de recrearlas como aplicaciones web de Access.

Como hemos visto, Access Services te permite migrar tus aplicaciones Access a la web, donde todo el mundo puede usarlas. Pero si todavía quieres conservar las aplicaciones de Access, puedes usar SharePoint para gestionar la forma en que se distribuyen. También puedes poner la misma base de datos a disposición de los usuarios móviles y, al mismo tiempo, añadir más funciones a la aplicación Access, como la incorporación de JavaScript para extraer información de los servicios web y APIS y mostrarla en un IFRAME. Incluso puedes usar esa función para escribir en las listas de SharePoint desde dentro de una aplicación de Access, y activar los flujos de trabajo y enviar mensajes.

Básicamente, puede poner todo su complejo flujo de trabajo y lógica de negocios en SharePoint, donde se puede utilizar de muchas maneras diferentes, en lugar de duplicarlo en las aplicaciones de escritorio de Access.

[caption Las API de Office 365 ofrecen opciones como usar la API de Bing para incluir un mapa en tu aplicación Access